Approvato dall'assemblea dei Soci del 7 novembre 2008
Art.1 - Definizione e struttura
Il regolamento integra le norme dello Statuto, ne ha la stessa efficacia normativa e ne definisce le modalità applicative.
Le norme del Regolamento sono vincolanti per tutti i Soci.
Ogni sezione del presente regolamento può essere maggiormente esplicitata in testi integrativi,ogni qualvolta il Consiglio Direttivo lo ritenga utile, sempre con successiva approvazione dell’Assemblea.
ISCRIZIONI - DIRITTI E DOVERI DEI SOCI
Art. 2 - Soci fondatori
I Soci Fondatori sono i soci sottoscrittori dell’atto di costituzione della Società. Possono svolgere attività didattica, di ricerca, di promozione e ogni altra attività finalizzata al conseguimento degli scopi sociali. I Soci Fondatori fanno parte di diritto dell’Assemblea finchè rimangono membri dell’Associazione ed in regola con la quota associativa annua.
Art. 3 - Soci Ordinari
La domanda di ammissione alla Società deve essere inviata al Presidente, compilata sull’apposito modulo da richiedersi alla Segreteria o da scaricare dal sito internet della Società.
L’aspirante socio deve dare il consenso per il trattamento dei dati personali secondo la nota informativa allegata alla domanda e dovrà provvedere al versamento della quota associativa prevista dopo l’approvazione del Consiglio Direttivo; qualora la richiesta di associazione non venga approvata, la Segreteria provvederà a darne comunicazione all’interessato.
Art. 4 - Diritti
Tutti i soci hanno il diritto di partecipare alle iniziative promosse dalla Società. I Soci ordinari e i soci fondatori hanno il diritto di partecipare alle elezioni degli organi sociali; godono dei diritti di informazione e di controllo stabiliti dalle leggi, dallo Statuto e dal Regolamento. I Soci ordinari ed i Soci fondatori hanno il diritto di essere rimborsati delle spese eventualmente sostenute su delibera del Consiglio Direttivo a nome e per conto dell’Associazione.
Art. 5 – Doveri
I Soci sono tenuti al pagamento di una quota annuale. Tutti i Soci sono tenuti a non svolgere attività contraria od incompatibile con gli scopi e le finalità della Società. Il comportamento verso gli altri Soci ed all’esterno della Società deve rispondere ai principi della deontologia professionale.
Art. 6 - Quote associative
Sono tenuti al pagamento della quota annuale tanto i Soci fondatori quanto i Soci ordinari.
1. Le quote associative sono stabilite annualmente dal Consiglio Direttivo.
2. I Soci sono tenuti a versare entro il 30 Aprile di ogni anno le rispettive quote. Oltre tale data il Tesoriere invierà al Socio moroso un pro-memoria scritto di sollecito.
Art. 7 - Perdita della qualità di Socio
1. le dimissioni volontarie debbono essere comunicate per iscritto dall'interessato; tali dimissioni hanno effetto dopo delibera di presa d’atto del Consiglio Direttivo.
2. la decadenza per morosità deriva dal mancato pagamento della quota sociale per l'anno di competenza, dopo che il Socio ne sia stato preavvisato con due avvisi scritti da parte del Tesoriere.
3. la decadenza per indegnità può avere luogo: per condotta palesemente contraria alle leggi dello Stato; per comportamento professionale palesemente contrario alla deontologia professionale; quando azioni compiute dal Socio arrechino danno morale o materiale all’Associazione; a causa di manifesto e pubblico uso strumentale della qualifica di Socio ad esclusivo scopo di lucro.
FUNZIONAMENTO DEGLI ORGANI
Art. 8 - Assemblea
L’Assemblea ordinaria e straordinaria viene convocata, secondo le modalità previste dagli articoli 12 e 13 dello Statuto.
Art. 9 – Elezione delle cariche sociali
1. Secondo quanto espresso dagli articoli 14 e 15 dello Statuto il rinnovo delle cariche sociali avviene ogni due anni in occasione dell’Assemblea ordinaria; in tale sede vengono presentati i candidati alle cariche .
Per partecipare alle elezioni i Soci devono essere in regola con i versamenti delle quote associative, compresa quella dell’anno in corso; nel caso di contestazione circa il diritto di intervento di un Socio, questo è tenuto a provare con apposita ricevuta il regolare versamento della quota associativa contestata. I Soci ordinari possono rinnovare la quota associativa anche subito prima dell’inizio delle operazioni elettorali.
Art. 10 - Candidature
1. Ogni Socio fondatore od ordinario in regola con le quote associative è eleggibile nel Consiglio Direttivo.
2. I Soci che intendano candidarsi sono invitati a presentare al Presidente della Società una richiesta scritta e firmata, con l’indicazione della carica per la quale intendono candidarsi, almeno 1 mese prima della data fissata per le elezioni. Il rispetto di tale termine consentirà di dare adeguata informativa ai Soci del profilo dei candidati.
3. Qualora venisse a mancare il numero di candidati sufficiente per ricoprire tutte le cariche, è ancora possibile presentare candidature entro le ore 24 del giorno antecedente l’apertura del seggio.
4. La lista dei candidati sarà esposta nella sede del seggio elettorale a cura del Segretario.
Art. 11 - Commissione Elettorale
1. Prima di procedere alle operazioni di voto, viene istituita una Commissione Elettorale, composta dal Segretario in carica, e da due Soci ordinari nominati dal Consiglio Direttivo.
2. Il Presidente della Commissione è il Segretario del Consiglio Direttivo; il più giovane degli altri membri della Commissione è nominato Segretario della Commissione.
3. La Commissione Elettorale sovrintende al regolare svolgimento delle operazioni di voto ed espleta le operazioni di scrutinio dei voti, stilando la graduatoria finale dei candidati.
Art. 12 - Operazioni di voto e di scrutinio
1. La Segreteria della Società cura la preparazione del materiale elettorale e lo fa pervenire presso la sede di svolgimento delle operazioni di voto.
2. Le schede elettorali dovranno riportare tante righe quante sono le cariche da rinnovare e, sul retro, il timbro dell’Associazione e la firma del Presidente della commissione.
3. Le votazioni avvengono con voto segreto dopo verifica dell’identità dell’elettore e del suo diritto di voto.
4. Ogni Socio con diritto di voto riceve la scheda sulla quale devono essere espresse le scelte di voto.
5. Dopo la compilazione le schede sono depositate nella apposita urna posta dinanzi alla Presidenza del seggio.
6. Al termine delle operazioni di voto la Commissione Elettorale procede allo spoglio pubblico delle schede, assegnando le preferenze ai candidati. La scheda è considerata nulla quando la Commissione Elettorale, a suo insindacabile giudizio, ritiene di non poter individuare con chiarezza la preferenza ovvero quando la scheda contenga elementi di possibile identificazione dell’elettore.
7. Al termine dello scrutinio la Commissione Elettorale stila la graduatoria finale degli eletti. Risultano eletti nel Direttivo i candidati che hanno ricevuto il maggior numero di voti, fino a copertura dei sette posti del Direttivo stesso.
8. Il Segretario della Commissione redige un verbale di tutte le operazioni di voto e di scrutinio; di tale verbale, sottoscritto dal Segretario e da tutti i membri della Commissione Elettorale, viene data pubblica lettura a cura del Presidente della Commissione Elettorale.
9. Il Presidente della Commissione Elettorale dovrà provvedere all’invio del verbale, con allegate eventuali schede nulle, alla Segreteria, ai fini dell’acquisizione degli atti, entro le 36 ore successive
Art. 13 - Invalidità ed impugnazione delle operazioni di voto
Le operazioni effettuate in modo non conforme al presente regolamento possono essere impugnate dai Soci, purché il loro dissenso sia stato verbalizzato dalla Commissione Elettorale. Il ricorso scritto dovrà pervenire al Presidente della Società entro 15 giorni dalla data delle operazioni di voto.
Art. 14 - Funzionamento e competenze del Consiglio Direttivo
Per il funzionamento e competenze del Consiglio Direttivo si fa riferimento a quanto stabilito dallo Statuto e alle disposizioni del presente regolamento nei vari titoli. Comunque spetta al Consiglio Direttivo:
· deliberare sull’ammissione dei Soci ordinari;
· definire la quota associativa annua ed eventuali quote ridotte;
· nominare eventuali delegati regionali;
· autorizzare la costituzione di Gruppi di Studio ed approvarne il relativo programma;
· istituire Commissioni che affrontino argomenti specifici e definirne il relativo programma;
· proporre eventuali modifiche del Regolamento all’Assemblea;
· proporre all’Assemblea le modifiche dello Statuto;
· nominare il Comitato Scientifico del Congresso Nazionale, ove indetto;
· nominare il Direttore responsabile, il Direttore scientifico, il Comitato scientifico ed il Comitato di redazione della eventuale rivista e del sito web;
· amministrare il patrimonio dell’Associazione;
· approvare il bilancio preventivo e consuntivo da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea;
· prevedere sistemi di verifica del tipo e della qualità delle attività svolte dalla Società;
· istituire sedi uffici e delegazioni regionali;
· nominare due scrutatori, anche non membri del Consiglio Direttivo, che affianchino il Segretario in occasione di elezioni.
Il Consiglio Direttivo elegge tra i suoi componenti:
· il Presidente;
· il Vice-Presidente;
· il Segretario;
· il Tesoriere.
Il consigliere assente ingiustificato per tre riunioni consecutive del Consiglio Direttivo è automaticamente dichiarato decaduto e il suo posto nel Consiglio Direttivo è preso dal socio immediatamente successivo nella graduatoria dei voti ottenuti nelle ultime elezioni.
Art. 15 – Segretario
Il Segretario collabora con il Presidente e il Tesoriere nell’espletamento di tutte le funzioni e, in particolare, cura:
· la convocazione delle riunioni dell’Assemblea dei Soci e del Consiglio Direttivo, la verbalizzazione delle riunioni e la tenuta dei relativi libri;
· la tenuta dell’elenco dei soci e la raccolta dati personali degli stessi;
· la gestione della Segreteria disbrigando la corrispondenza;
· i rapporti con le Commissioni e gruppi di lavoro dell’Associazione.
In caso d’assenza o impedimento le funzioni del Segretario possono essere demandate dal Consiglio Direttivo ad altro membro dello stesso.
Art 16 - Tesoriere
Il Tesoriere collabora con il Presidente e il Segretario nell’espletamento di tutte le loro funzioni e, in particolare, cura:
· la raccolta delle entrate annuali;
· la gestione dei pagamenti della Società;
· la tenuta del libro di inventario;
· la predisposizione del bilancio preventivo e del bilancio consuntivo da sottoporre al Consiglio Direttivo, nonché la gestione dei rapporti con le Commissioni e gruppi di lavoro della Società, sotto l’aspetto economico.
ATTIVITA’ ASSOCIATIVE
Art. 17 – Formazione
Il Consiglio Direttivo deve individuare ed evidenziare i percorsi formativi più opportuni ai fini di realizzare gli scopi della Società secondo le leggi vigenti e nel rispetto delle norme della Commissione ECM. Il Consiglio Direttivo si avvarrà di collaborazioni esterne, ogni qualvolta lo riterrà opportuno per organizzare gli eventi formativi. Nel caso venga deliberato lo svolgimento di un Congresso Nazionale, ogni Socio o, preferibilmente, gruppo di Soci può proporre una sede Congressuale; tale proposta dovrà essere presentata al Consiglio Direttivo almeno tre anni prima della data proposta per il Congresso. Il Consiglio Direttivo nomina un comitato scientifico, un comitato di gestione e un comitato organizzativo locale. Il Comitato Scientifico suggerisce e definisce:
a) temi e relatori;
b) moderatori delle sessioni e delle tavole rotonde, motivando la scelta e dando indicazioni di massima sui contenuti;
c) contenuto e moderatori dei corsi interattivi, motivando la scelta e dando indicazioni di massima sui contenuti;
d) le sessioni di comunicazioni e poster;
e) il formato di presentazione degli abstract;
f) modalità di selezione degli abstract;
g) contenuti delle varie sessioni di abstract e poster;
Il Comitato di gestione coordina e garantisce nei confronti del Consiglio Direttivo la correttezza delle scelte scientifiche (inclusi gli eventi satellite) organizzative ed economiche dei Comitati Scientifico e Organizzativo. Definisce, con almeno due anni di preavviso sulla data del Convegno:
a) il formato del Convegno;
b) le date di riferimento: - data primo annuncio - data annuncio preliminare - data programma definitivo - data presentazione abstract - data limite iscrizioni ridotte
c) definisce il bilancio preventivo, controlla e vigila e riferisce, ad intervalli definiti, al Consiglio Direttivo, sugli aspetti economici del Convegno Nazionale.
Il Comitato organizzativo prepara l’organizzazione del Convegno in ossequio alle indicazioni ricevute dal Comitato di gestione e dal Consiglio Direttivo:
a) analizza ed approva le soluzioni pratiche e tecniche suggerite dall’eventuale agenzia organizzatrice, dopo averne attentamente valutato le ricadute in termini di costi;
b) definisce di concerto con il Comitato di Gestione la sede e le modalità degli eventi sociali: - cerimonia di benvenuto, - assemblea dei Soci, - eventuale cena sociale, - altri eventuali eventi sociali dei quali si preoccupa di trovare i finanziamenti al di fuori del budget congressuale e che non interferiscano con i finanziamenti del Convegno;
c) controlla la corretta applicazione dei criteri di ospitalità;
d) collabora alla preparazione di tutte le informazioni organizzative utili per i partecipanti al Convegno,
e) definisce l’eventuale Programma per gli accompagnatori.
Il Presidente della Società è il Presidente del Convegno:
· coordina tutta le attività del Comitato di gestione,
· è il riferimento consultivo del predetto e del Comitato scientifico durante la fasi di preparazione;
· presenta al Consiglio Direttivo la documentazione economica e le variazioni per l’approvazione
Il Consiglio Direttivo può assumere decisioni in qualunque momento, nel rispetto dei ragionevoli tempi tecnici, riguardo a:
· premi e riconoscimenti
· definizione delle quote di iscrizione
· gradi di livello di ospitalità per i Relatori invitati, Moderatori e Personalità di rilievo
· formato e contenuto del programma scientifico
· iniziative satelliti .
Il costo complessivo del Congresso può, a consuntivo, avere un aumento massimo del 10%, per effetto di inflazione o variazione tariffaria, rispetto a quanto contenuto nel bilancio preventivo previa documentata richiesta del Comitato di Gestione avanzata al Consiglio Direttivo e relativa approvazione.
Costi non previsti nel capitolato e dovuti a sopravvenute esigenze, e quindi determinanti incrementi del suddetto costo complessivo, devono essere approvati dal Consiglio Direttivo.
Art 18 – Informazione
Il Consiglio Direttivo predisporrà ogni mezzo ritenuto necessario, ai fini della divulgazione scientifica, formativa e metodologica. Il sito Web della Società si propone come servizio informativo per gli iscritti e per la popolazione in generale, con lo scopo prevalente di fornire un servizio informativo sull’attività associativa, sull’organizzazione e sulle varie iniziative scientifico-culturali, nonché di informare il pubblico sulle attività svolte o promosse. Il Consiglio Direttivo nomina il Responsabile della gestione del sito internet della Società con il compito di gestire e coordinare le attività, anche di diversa natura, che in qualche modo risultano collegate al sito Web. Il Consiglio Direttivo può rivedere l’incarico annualmente. Il Responsabile ha altresì il compito di rappresentare la Società nei rapporti con le ditte informatiche scelte per la fornitura del servizio in argomento. Il sito Web è di proprietà della SIRONG. L’eventuale vendita di spazi pubblicitari dovrà comunque avvenire nel rispetto di quanto previsto dall’art. 1 del D.M. 31 maggio 2004 in tema di contributi da parte delle industrie farmaceutiche e dei dispositivi medici e in tema di finanziamenti che configurino conflitto di interesse con il S.S.N., anche se forniti da soggetti collegati. Il Consiglio Direttivo può deliberare di concedere spazio in memoria all’interno del sito Web ad Organizzazioni ed Enti pubblici o privati operanti nel campo sanitario, che ne abbiano fatto richiesta scritta, valutandone la congruità con le finalità istituzionali e gli obiettivi comunicativi della Società.
La rivista scientifica deve promuovere la diffusione e quindi il confronto delle conoscenze tra pari che hanno un impatto sulla pratica, sulla formazione e sulla gestione dell’assistenza ostetrica. Il Consiglio Direttivo nomina: - Direttore Responsabile - Direttore Scientifico - Comitato Scientifico - Comitato Di Redazione.
Il Consiglio Direttivo rivede le nomine annualmente e attua le necessarie sostituzioni La collaborazione con la rivista è da ritenersi a titolo completamente gratuito.
Art. 19 – Principi generali della gestione
La gestione della Società si conforma a principi di efficienza, economicità, trasparenza della gestione. La Società gestisce le informazioni in proprio possesso rispettando i criteri di trasparenza, efficienza ed efficacia di cui sopra e comunque nel rispetto dei principi previsti dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e sue eventuali modifiche. Gli atti di amministrazione devono essere regolarmente documentati o comunque deve esserne data apposita informativa in modo tale che gli atti stessi, nonché la loro motivazione e la loro procedura di attuazione, siano conoscibili da tutti. Gli atti di amministrazione sono contenuti in appositi libri e/o supporti informatici: a) libro verbali Assemblee generali, nel quale saranno verbalizzate tutte le Assemblee generali; b) libro verbali del CD, nel quale saranno verbalizzate tutte le delibere del C.D.; c) libro dei Soci, nel quale verranno trascritti tutti i nominativi dei soci e i loro dati personali comunicati all’atto dell’ iscrizione e le relative variazioni con indicazione per ciascuno di essi dei contributi versati; d) libro degli Inventari, nel quale saranno trascritti gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati per categorie omogenee, in modo da consentire di desumere chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del risultato di esercizio e del patrimonio.
Art. 20 - Esercizio finanziario
L’esercizio finanziario ha la durata di un anno solare e decorre dal 1° gennaio al 31 dicembre di ogni anno. I documenti contabili principali sono il bilancio preventivo ed il bilancio consuntivo predisposti ed approvati secondo le modalità ed i termini indicati nell’art. 18 dello statuto.
Art. 21 – Bilancio preventivo
Il bilancio preventivo della Società rappresenta il programma della gestione economicofinanziaria del relativo esercizio e costituisce la base di riferimento dell’attività da svolgere nell’esercizio medesimo. In particolare, il bilancio preventivo riporta, sotto forma di previsione finanziaria, gli obiettivi che si intendono perseguire nell’esercizio e fornisce un elenco delle attività previste nei diversi settori operativi con relativa indicazione delle risorse finanziarie necessarie per la loro realizzazione. Il bilancio preventivo viene predisposto dal Tesoriere nel rispetto delle linee direttive dell’attività della Società definite dal Consiglio Direttivo. Il bilancio preventivo deve ispirarsi agli stessi criteri di redazione del bilancio consuntivo e cioè per competenza. Sulla base del principio di competenza le entrate e le uscite si imputano all’esercizio se nel corso di quest’ultimo si verificano i fatti a cui esse si riferiscono, anche se non incassate o pagate.
Art. 22 – Bilancio consuntivo
Il bilancio consuntivo si compone dello stato patrimoniale, del rendiconto economico della gestione e della relazione sulla gestione.
Lo stato patrimoniale e il rendiconto economico della gestione devono consentire l’individuazione della gestione caratteristica della Società (le attività istituzionali e le attività connesse e/o accessorie a quelle istituzionali) e devono rappresentare altresì le gestioni finanziaria e straordinaria della Società stessa.
La relazione sulla gestione deve indicare tutti gli elementi e tutte le informazioni, qualitative e quantitative, utili per una migliore comprensione dello stato patrimoniale e del rendiconto sulla gestione, oltre che una sintesi dell’attività svolta dalla Società nel corso dell’esercizio.
Per quanto attiene ai criteri di formazione, il bilancio consuntivo deve ispirarsi ad un principio misto di cassa e competenza, in relazione alla natura delle singole voci, al fine di rispettare al massimo il principio della prudenza secondo quanto già indicato a proposito del bilancio preventivo. Il bilancio consuntivo, così come l’intera gestione finanziaria, è inoltre governato da criteri di veridicità, universalità ed integrità. In base a tali criteri tutte le entrate e tutte le uscite devono confluire nel bilancio, essendo fatto assoluto divieto di gestire qualsiasi somma a qualsiasi titolo fuori bilancio, e devono inoltre essere iscritte nel loro importo integrale senza alcuna riduzione per effetto di correlative uscite ed entrate.
Art. 23 – Gestione corrente
Presidente, Segretario e Tesoriere possono essere autorizzati dal Consiglio Direttivo ad usufruire di una disponibilità finanziaria nell'esercizio delle loro attribuzioni. Le operazioni finanziarie per somme eccedenti tale disponibilità dovranno essere autorizzate di volta in volta dal Consiglio Direttivo.
Nell’ambito del programma di attività stabilito ed approvato con il bilancio preventivo e nel rispetto di massima del programma stesso, per ciascun progetto avviato nel corso dell’esercizio colui che ne viene individuato come responsabile deve predisporre uno specifico budget previsionale che evidenzi tutti i ricavi ed i costi, diretti ed indiretti, connessi alla realizzazione del progetto stesso. Tale budget deve comprendere anche una voce specifica per la copertura delle spese generali di amministrazione e segreteria. E’ compito del responsabile del singolo progetto monitorare durante la realizzazione dello stesso l’andamento dei suddetti costi e ricavi per verificare gli scostamenti dal budget preventivo e darne tempestivamente comunicazione all’amministrazione della SIRONG, nella persona del Presidente, ove essi appaiano di significativa rilevanza.
Art. 24 - Gratuità di prestazioni e di rimborsi
Tutte le cariche e funzioni previste dallo Statuto e dal presente Regolamento si intendono svolte a titolo gratuito con esclusione anche di gettoni di presenza per le riunioni collegiali. Il Consiglio Direttivo ha la facoltà di deliberare il rimborso totale o parziale delle sole spese documentate sostenute da singoli Soci in attività autorizzate dallo stesso Consiglio Direttivo, svolte in rappresentanza e/o per conto e/o nell'interesse dell’Associazione, ivi comprese le spese di partecipazione alle riunioni collegiali del Consiglio medesimo.
Art. 25 - Patrocinio
Gli organizzatori di iniziative scientifiche per le quali si richiede il patrocinio devono inviare al Presidente programma dettagliato comprendente, oltre alle date di svolgimento della iniziativa, gli argomenti e i nomi dei relatori prescelti. Ogni richiesta di Patrocinio verrà esaminata nel primo Consiglio Direttivo successivo alla sua presentazione; le domande dovranno essere inviate con un adeguato anticipo, e comunque almeno 3 mesi prima della data indicativamente fissata per lo svolgimento dell’iniziativa da patrocinare. La Società potrà concedere in particolare il patrocinio ai seguenti eventi scientifici:
· Congressi nazionali o internazionali organizzati in Italia da Soci della Società;
· Congressi o Convegni organizzati da Accademie Scientifiche, Enti Ospedalieri, Università, Fondazioni Scientifiche riconosciute dallo Stato, e da Associazioni che abbiano mostrato particolare interesse allo sviluppo delle discipline afferenti all’area materno-infantile.
· Corsi di aggiornamento a carattere nazionale o internazionale.
